Privacyverklaring Noa (notuleren.ai)

Laatst bijgewerkt: 1 juni 2026

Noa is een service van Allround AI Support B.V.. Wij begrijpen dat audio-opnamen van vergaderingen en de daaruit voortvloeiende verslagen uiterst vertrouwelijk zijn. In deze privacyverklaring leggen wij specifiek uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens en data binnen ons AI-notuleerplatform www.notuleren.ai.

 

1. Wie zijn wij?

De verwerking van gegevens via Noa wordt uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van:

Allround AI Support B.V. (KvK 54755891)

Deventerstraat 552B, 7325 XZ Apeldoorn

E-mail voor privacyvragen: [email protected]

 

2. Welke gegevens verwerken wij en waarom?

Wanneer u gebruikmaakt van Noa, verwerken wij de volgende categorieën gegevens:

  • Accountgegevens: Naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en facturatiegegevens. Dit hebben wij nodig om uw account te beheren, licenties te verstrekken en de administratie af te handelen (Grondslag: uitvoering overeenkomst).
  • Audio-opnamen: De geluidsbestanden die u uploadt in ons beveiligde portaal. Deze verwerken wij uitsluitend om de transcriptie en de notulen voor u te genereren (Grondslag: uitvoering overeenkomst).
  • Gegeneerde notulen en transcripten: De tekstbestanden die Noa produceert op basis van uw audio.
  • Technische gegevens: IP-adres en loggegevens voor de beveiliging en optimale werking van het online portaal (Grondslag: gerechtvaardigd belang).

Belangrijk: In audio-opnamen kunnen bijzondere persoonsgegevens voorkomen (zoals medische of politieke data). U bent er als opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor dat u de juiste toestemming of grondslag heeft om deze vergaderingen op te nemen en te laten verwerken.

 

3. AI en Dataveiligheid (Wordt mijn data gebruikt voor training?)

Wij beschermen uw data met de hoogste zorg. Voor de verwerking van de audio-opnamen maakt Noa gebruik van geavanceerde AI-modellen.

  • Geen modeltraining: Wij garanderen dat uw audio-opnamen, transcripten en notulen nooit worden gebruikt door ons of door onze AI-subverwerkers om AI-modellen te trainen. Uw data blijft strikt van u.
  • Menselijke tussenkomst: Onze systemen werken volledig geautomatiseerd. Er luisteren in beginsel geen medewerkers mee met uw opnamen, tenzij u hier expliciet opdracht toe geeft (bijvoorbeeld voor een handmatige kwaliteitscontrole of specifieke menselijke ondersteuning).

 

4. Verwerkersovereenkomst

Wanneer u als organisatie audio-opnamen naar Noa uploadt, bent u volgens de AVG de 'Verwerkingsverantwoordelijke' en is Allround Business Support B.V. de 'Verwerker'. De afspraken over deze dataverwerking (zoals beveiliging en meldplicht datalekken) zijn vastgelegd in onze standaard Verwerkersovereenkomst, die een integraal onderdeel uitmaakt van onze dienstverlening.

 

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen uw gegevens niet. Wij delen gegevens alleen met partijen die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van Noa:

  • Onze IT- en software-ontwikkelpartners (voor het technische beheer en de beveiliging van het portaal via Volcano);
  • Gespecialiseerde AI-infrastructuurleveranciers (alleen via beveiligde API-verbindingen met de harde garantie dat data niet wordt opgeslagen of gebruikt voor training).

Alle data wordt in principe binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Mocht een subverwerker data buiten de EER verwerken, dan gebeurt dit uitsluitend onder strikte AVG-conformiteit (zoals Standard Contractual Clauses).

 

6. Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk en geven u hierin de volledige controle:

  • Audio-opnamen: Audiobestanden worden na het succesvol genereren van het verslag uiterlijk binnen 6 weken (42 dagen) automatisch en onherstelbaar van onze servers verwijderd. U heeft de volledige regie en kunt uw geüploade audiobestanden op elk gewenst moment direct zelf handmatig en definitief uit het portaal verwijderen.
  • Notulen en transcripten: De definitieve verslagen blijven in uw persoonlijke, beveiligde portaal staan zolang uw account actief is, zodat u ze kunt downloaden. Ook deze verslagen kunt u op elk gewenst moment direct zelf handmatig en definitief verwijderen.
  • Administratieve gegevens: Facturen en klantgegevens bewaren wij 7 jaar conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.

 

7. Beveiliging

Ons portaal is ontworpen met security-by-design. Wij nemen strikte technische en organisatorische maatregelen om uw bestanden te beschermen. Denk hierbij aan versleutelde verzending (HTTPS), versleutelde opslag van bestanden, strikte rolgebaseerde toegang en continue monitoring van onze systemen.

 

8. Uw rechten en klachten

Als gebruiker heeft u recht op inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens. Aangezien wij de data uit de vergaderingen namens u (als verwerker) verwerken, dient u verzoeken met betrekking tot de inhoud van de notulen primair bij uw eigen organisatie neer te leggen. Voor vragen over uw Noa-account kunt u mailen naar [email protected].

Mochten we er samen niet uitkomen, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.